Kostenplanung und Kostenkontrolle mit dem PC

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Ratgebertext Querinfos
Kaum eine Aufgabe, die durch Nutzung von moderner EDV nicht schneller, effektiver und komfortabler abzuwickeln wäre. Nicht anders verhält es sich mit der Durchführung von Kostenplanung und Kostenkontrolle bei privaten und gewerblichen Bauvorhaben. Ausgefeilte Software-Werkzeuge sparen Arbeitszeit - umfangreiche Datenbanken liefern die benötigten Basisinformationen.

Zur Einführung
Für wen lohnt sich der Einsatz der PC-Lösungen ?
Stellt das Programm besondere Anforderungen ?
Wie geht die Anwendung vonstatten ?
Was bietet die PC-Lösung denn noch mehr ?
Zusammengefaßt


Zur Einführung



Der Bauherr muß für die effektive Kostenplanung und Kostenkontrolle Schritt für Schritt vorgehen. Ein Schritt baut auf dem Vorhergehenden auf - und nur im Zusammenwirken aller Teilschritte kann der angestrebte Effekt

- Nutzung einer transparenten Kostenübersicht
- frühzeitiges Erkennen von Kostenüberschreitungen
- gezieltes Einleiten kostendämpfender Maßnahmen


erreicht und der Kostenrahmen eingehalten werden. Die EDV-Lösung Baukosten Im Griff kann nun wertvolle Hilfe bei der Erreichung dieses Ziels leisten. Vorzüge der EDV-Anwendung sind dabei :

Vollständigkeit


Die EDV-Lösung ist im Sinne des vorgestellten Schritt für Schritt - Vorgehens logisch aufgebaut. Die vorgegebenen "Objektschablonen" für die Bauzahlen- und Kostenplanaufstellung haben im Grunde Checklisten-Charakter. Wenn alle Optionen bearbeitet werden, ist das Risiko, wesentliche Komponenten schlicht zu vergessen, relativ gering.

Zuverlässigkeit


Zum EDV-Programm wird eine umfangreiche Baupreise-Datenbank mitgeliefert, die einen ersten, realistischen Plankosten-Ansatz ermöglicht. Der Anwender erhält wichtige Informationen zu den Kosten der Gewerke und insbesondere den Kosten-Relationen zwischen den unterschiedlichen Gewerken. Da die Kosten z.B. regionalen und konjunkturellen Schwankungen unterliegen, müssen im zweiten Schritt natürlich Angebotspreise zur Absicherung der Kostenplanung eingearbeitet werden.

Übersichtlichkeit


Die Programme stellen zu jedem Zeitpunkt die Plankosten aller Gewerke und die ihnen zuzuordnenden Istkosten gegenüber. Das Kostengerüst ist sauber in Hauptgewerke und Gewerke gegliedert, sodaß Zwischenkontrollen jederzeit möglich sind. Erst diese bieten die Chance zum schnellen und gezielten Gegensteuern, wenn der Kostenrahmen einmal nicht eingehalten werden kann.

Schnelligkeit


Kennzeichen einer sinnvoll strukturierten EDV-Lösung ist, daß eine bestimmte Information nur einmal eingegeben und dann vom Programm selbsttätig an alle benötigten Stellen übertragen wird. Darüberhinaus führt das EDV-Programm natürlich alle Berechnungen mit diesen Daten nach vorgegebenen Rechenvorschriften aus. Daß dies schneller und genauer geht als zu Fuß, bezweifelt sicher niemand. Ein gutes Beispiel ist z.B. die automatisché Umwandlung des räumebezogenen Raumbuches in materialbezogene Massenauszüge. Von Hand kann das mehrere Stunden dauern - der Computer erledigt es in zwei bis drei Sekunden.
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Für wen lohnt sich der Einsatz der PC-Lösungen ?

Die Frage ist leicht beantwortet. Gemessen am erforderlichen Zeitaufwand für die gewissenhafte Kostenplanung und Kostenkontrolle ist der Einsatz der PC-Software auch dem privaten Bauherren, der nur einmal baut, zu empfehlen. Auf der einen Seite spart er viel Zeit, die er oft bereits für die handwerklichen Eigenleistungen verplant hat. Auf der anderen Seite kommt er durch die komfortable PC-Anwendung schnell zu ersten Ergebnissen - auch das ist für die beharrliche Weiterverfolgung immens wichtig.

Erst recht der Profi oder Halbprofi, der bereits sein zweites oder drittes eigenes Haus baut, profitiert natürlich von der umfassenden Softwarelösung. Der zu investierende Zeitaufwand für die Anwendung von Baukosten im Griff verringert sich mit jedem realisierten Objekt, da die erarbeiteten Daten die Informationsbasis für jedes Folgeobjekt ausbauen und verbessern. Werden ähnliche Objekte gebaut, können die Daten oft mit nur geringfügigen Anpassungen direkt im neuen Projekt weiterverwendet werden. Dem ambitionierten Anwender steht mit BIG-Plus für Windows für seine gestiegenen Anforderungen eine besonders leistungsfähige Programmversion zur Verfügung, die nicht zuletzt wegen ihrer einfachen Anwendung auch von zahlreichen Architekten und Bauingenieuren eingesetzt wird.
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Stellt das Programm besondere Anforderungen ?

Der Anwender sollte mit seinem PC einigermaßen umgehen können. Ist er in der Lage, Texte zu schreiben, zu drucken und abzuspeichern, dürfte er auch beim PC-Einsatz am eigenen Bau auf keine unüberwindlichen Schwierigkeiten stoßen. Wichtig ist der Wille, die Baukosten nicht mehr aus den Augen lassen zu wollen und die Bereitschaft, hierfür 2-3 Stunden die Woche (zu Beginn natürlich etwas mehr) zu opfern. Für die Aufstellung des Kostenplans, insbesondere wenn die Weiternutzung der Daten zu Ausschreibungszwecken geplant ist, sollte der Baulaie unbedingt einen Baufachmann zu Rate ziehen, der die Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit der Daten beurteilen kann.

Das erste der 99 gleichzeitig bearbeitbaren Projekte ist ein Musterprojekt. Der Anwender kann immer mal schnell in das Musterprojekt umschalten und fertig aufgestellte Daten anschauen. Die integrierte Windows Hilfe und die aus jedem Fenster speziell aufrufbaren Schritt für Schritt- Anleitungen, die alles haarklein erklären, unterstützen den Programmnutzer bei seiner Arbeit.

Die Hardwareanforderungen entsprechen denen der modernen Windows-Umgebungen. Grundsätzlich lauffähig, wenn auch langsam, sind die Programme ab 386er mit 8MB RAM-Speicher. Freude macht der Einsatz aber eigentlich erst mit einem Pentium 133 und 16MB RAM, was mittlerweile allerdings schon unterer Standard ist. Der Farb-Monitor sollte möglichst 1024 x 768 Pixel Auflösung besitzen, 800 x 600 ist aber wirklich das Minimum. Noch geringere Auflösungen geraten zur Quälerei, da dauernd Bildschirminhalte verschoben werden müssen.
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Wie geht die Anwendung vonstatten ?

Analog dem bisher besprochenen Vorgehen führt die Software den Anwender durch das gesamte Projekt. In der Schrittfolge werden nacheinander die Menuepunkte mit den verbundenen Eingabemasken aktiviert. In die Masken werden die erforderlichen Einträge gemacht.

Die Informationen zur Bauzahlenaufstellung sind zumeist direkt aus dem 1:100 Architektenplan zu entnehmen bzw. leicht zu ermitteln.

Bei der Kostenplanaufstellung greift das Programm auf diese Bauzahlen zu und fordert die Festlegung der Materialqualitäten, was letztlich kostenbestimmend ist. Zu diesem Zweck können die gewünschten Informationen direkt aus der Baupreise-Datenbank mit Textbeschreibung und Kostenwerten abgerufen werden.

Nachdem alle vorgegebenen Gewerke der "Objektschablone" nacheinander bearbeitet wurden, steht das erste Kostengerüst. Sofort stehen informative übersichten abrufbereit zur Verfügung. Dieses Kostengerüst kann jetzt mit dem Fortschreiten der Planungen immer weiter verfeinert werden. Sobald Zahlungen fließen, werden diese Beleg für Beleg den Gewerken zugeordnet verbucht. Auch dies geht komfortabel vonstatten. Unmittelbar darauf tauchen diese Istkosten den Gewerken sauber zugeordnet in den Kostenübersichten auf. Erste Soll-Ist-Vergleiche sind damit bereits möglich.

Sobald Kostenüberschreitungen auftreten, kann der Kostenplan systematisch nach Kostenreserven abgesucht werden. Die Frage, ob und welche kostendämpfenden Maßnahmen hier einzuleiten sind, hängt von den hier erzielten Ergebnissen ab.
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Was bietet die PC-Lösung denn noch mehr ?

Über den reinen Kostenaspekt hinaus hat sich der ambitionierte Bauherr ja noch um viele andere Dinge zu kümmern, die letztlich auch wieder auf die Kostensituation einwirken.

Termine


Auch der termingerechte Ablauf ist von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung des Kostenziels. überschreitungen der Bauzeiten führen fast immer zu Kollisionen mit Nachfolgegewerken und damit zu Wartezeiten, Mehrkosten und steigenden Zwischenfinanzierungskosten.

Die PC-Lösung für Fortgeschrittene bietet hier die richtigen Werkzeuge um Abläufe zu planen und Verzögerungen zu beurteilen und aufzufangen. Die leicht anzuwendende, integrierte Netzplantechnik optimiert auch hier den erforderlichen Arbeitsaufwand, da alle Vorgänge miteinander verknüpft sind. Die Auswirkung einer Zeitverzögerung auf die anderen Vorgänge kann sofort berechnet werden. Die terminlichen Zusammenhänge können als grafischer Balkenplan am Bidschirm oder als Wandterminplan, der aus DIN A4 - Einzelbögen zusammengestzt ist, verdeutlicht werden.

Baufortschritt


Jeder Vorgang kann bezüglich seines Fortschritts bewertet werden. Das Programm erzeugt daraus automatisch einen Baustandsbericht, bezogen auf Kosten und Termine. Diese Informationen sind z.B. wichtig für Finanzierungsinstitute oder den Endkunden bei Schlüsselfertig-Baumaßnahmen.

Mittelabfluß


Aus den terminlichen Informationen kann in Verbindung mit den Kostendaten natürlich ein Mittelabflußplan generiert werden, der genau anzeigt, zu welchem Zeitpunkt welche Finanzierungsmittel benötigt werden. Auch dies ist für die Kostenoptimierung wichtig, um sowohl Finanzierungs-Engpässe als auch überzogene Bereitstellungszinsen zu vermeiden. Sogar die vereinbarten Teilzahlungen und Zahlungsziele in den Einzelaufträgen werden auf Wunsch in diesem Mittelabflußplan berücksichtigt.

Baumängel


Ein Projekt ist erst dann abgeschlossen, wenn alle Baumängel beseitigt sind. Da dieses Problem oft stiefmütterlich behandelt wird, bietet das PC-Programm eine Baumängelverwaltung. Jeder Mangel wird erfaßt und beschrieben - auf Knopfdruck wird eine formgerechte Mängelrüge gedruckt. Dies ist entscheidend für den Bauherren, um keine Rechtpositionen aus der Hand zu geben.

Baunormen


Außerdem steht dem Programm-Anwender auf Knopfdruck eine Liste der für ein ausgewähltes Gewerk wesentlichen Baunormen zur Verfügung - in der vielleicht einmal unvermeidlichen Auseinandersetzung mit einem Handwerker oder dem Planer eine unschätzbare Hilfe.
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Zusammengefaßt

Der Eigenleistung durch den Bauherren sind heute kaum noch Grenzen gesetzt. Ein überaus lohnendes Gebiet für Eigenleistung ist die gezielte Kostenplanung und Kostenkontrolle. Der Architekt soll auf diesem Gebiet nicht ersetzt oder aus seiner Verantwortung entlassen werden ! Die Konsequenzen erheblicher Baukostenverteuerungen - leider immer noch an der Tagesordnung - sind für den Bauherren aber mitunter so gravierend, daß er als zusätzliche Kontrollinstanz tätig werden sollte.

Zudem wickeln viele Bauherren, insbesondere, wenn schon Bauerfahrungen vorliegen, ihre Projekte nach vorliegender Genehmigungsplanung quasi ohne ständige Architektenbegleitung ab. Hier ist ein gezieltes Augenmerk auf die Baukosten umso wichtiger. Um dies effektiv durchführen zu können, bedarf es einer Menge von Basisinformationen und geeigneter Werkzeuge. Das hier beschriebene Softwarepaket BIG-Plus für Windows ist auf die Anwendung durch den privaten oder gewerblichen Bauherren zugeschnitten. Konsequent angewendet, handelt es sich sicher um die Eigenleistung mit dem günstigsten Aufwand/Nutzen-Effekt.
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