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Software-Facts : Allgemeine Einführung |
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Bauherrenhelfer : Das Vorgehen
Bauherrenhelfer ist als Kostenkontrollsystem, speziell für den privaten Bauherren konzipiert. Der Schwerpunkt des Programmes liegt bei der laufenden Erfassung der entstehenden Istkosten und deren Kontrolle im Vergleich zu einem vorher definierten Kostenrahmen. Dieser Plankostenrahmen kann durch den Bauherren, sinnvollerweise mit Unterstützung durch den Architekten, aufgestellt werden. Mit Hilfe einer Überschlags- Kalkulation werden die groben Plankosten eines Objektes auf Basis des umbauten Rauminhaltes (Hausgröße) und auszuwählender qualitativer | Beschreibungsmerkmale (Qualität der Ausstattung) kalkuliert. Diese Überschlagskosten sind naturgemäß mit großen Fehlermöglichkeiten verbunden, da nur allgemeingültige Standardvorgaben Berücksichtigung finden. Mit Hilfe des Architekten kann der Bauherr dann das Überschlags-Kostengerüst an die speziellen Gegebenheiten des realen Objektes anpassen und verfeinern. Im Ergebnis werden die Gesamtkosten des Objekts über die Kosten von 17 Hauptgewerken dargestellt. Alle im Zuge des Bauvorhabens anfallenden IST-Kosten werden ständig dem Kostenplan gegenübergestellt. Überschreitungen der Baukosten werden frühzeitig erkannt, sodaß kostensenkende Gegenmaßnahmen gezielt eingeleitet werden können. |
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Schritt 1 : PLAN-Kosten aufstellen
Für die meisten Hauskörperformen kann die Bauwerksgröße über eine komfortable Dialogfunktion in wenigen Minuten ermittelt werden. Bei komplexeren Bauformen können die Zahlen aber auch auf Basis der Architektenberechnung unmittelbar eingegeben werden. Im Plankosten-Generator werden dann die Bauwerksmerkmale für die Kriterien Rohbau, Installation, Ausbau und geplante Eigenleistung ausgewählt. Der Generator ermittelt dann den groben Kostenrahmen und nimmt eine erste Kostenaufteilung in die Hauptgewerke selbsttätig vor. Diese Kostenschätzung kann dann unter Berücksichtigung der speziellen Gegebenheiten des Objekts manuell angepasst werden. Für jedes Hauptgewerk können zu diesem Zweck bis zu 12 freidefinierbare Kostenpositionen mit Beschreibung, Mengen- und Kostenwert angelegt werden. |
Schritt 2 : IST-Kosten erfassen
Während der Bauausführung werden dann alle Zahlungen umgehend verbucht und automatisch den richtigen Plankosten gegenübergestellt. Aus den Zahlungsbelegen erzeugt die Software nach Empfängername, Belegnr, Zahlungsbetrag oder Belegdatum sortierte Listen, die direkt beim Finanzamt eingereicht werden können. Die Zahlungen können drei Belegkategorien zugeordnet werden - dies erlaubt z.B. Belege ohne Mehrwertsteuer aus den Listen auszublenden. Kein Beleg braucht zweimal angefaßt zu werden. Jede Zahlung ist auch später noch in Sekunden auffindbar. |
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Nutzung von Zusatz- und Hilfsfunktionen
Ein praktischer Baukalender verwaltet Ihre Baustellen-Termine und erinnert Sie an fällige Zahlungen. Führen Sie das im Baukalender integrierte Bautagebuch gewissenhaft, dokumentieren Sie den Projektfortschritt und haben im Falle von auftretenden Problemen mit Handwerkern alle zeitlichen Daten parat. Im Baukalender integriert ist auch ein Fahrtenbuch. Sie können die Fahrten zur Baustelle und für Materialeinkäufe damit ohne Zusatzaufwand steuerlich geltend machen. |
Für alle Fälle beinhaltet Bauherrenhelfer eine umfangreiche Datenbank mit Verweisen auf die meisten gängigen
Baunormen. Sie wählen ein Gewerk aus; Bauherrenhelfer erzeugt auf Mausklick eine Liste der einschlägigen
Baunormen - eine nicht zu unterschätzende Hilfe im Fall von Streitigkeiten mit den ausführenden
Handwerkern und Unternehmern.
Ein umfangreicher Bauherren-Ratgeber mit vielen Tips zu Technik, Kosten und möglichen Eigenleistungen runden das Bauherrenhelfer-Paket ab. Alle Texte sind nach Hauptgewerken und Gewerken sortiert. In den Texten kann komfortabel nach Stichworten recherchiert werden. So erhalten Sie per Mausklick die gewünschten Informationen. |
Bauherrenhelfer-AssistentEine Assistent-Funtkion führt Sie durch die Bearbeitung der verschiedenen Arbeitsschritte. Von diesem zentralen Bildschirm aus können Sie die Kostenplanung und Kostenkontrolle zielgerichtet ausführen. | Sie verlieren nie den Überblick und bekommen immer wieder vor Augen geführt, wie die Funktionen zusammenhängen. Haben Sie einen Schritt erst einmal erledigt, werden Sie daran erinnert, wenn Sie die Funktion später noch einmal aufrufen sollten. Ein Überschreiben von Daten kann so sicher verhindert werden. |
Zielorientierte VorgehensweiseBauherrenhelfer sollte während des gesamten Planungs- und Realisierungszeitraumes der Baumaßnahme eingesetzt werden. Die einzelnen Funktionen kommen dabei während der verschiedenen Zeitphasen in unterschiedlicher Weise zum Einsatz. Grundsätzliche Vorgehensweise ist die, mit groben Kostenannahmen, die der Überschlagsgenerator liefert, zu beginnen. Die Kostenplanung wird dann mit fortschreitender |
Ausführungsplanung verfeinert und sukzessive an die mittlerweile getroffenen Ausführungsentscheidungen
angepaßt. In der Realisierungsphase werden dann die tatsächlich entstehenden Kosten zeitnah erfaßt
und den Planungskosten ständig gegenübergestellt. Um Kostenüberschreitungen frühzeitig erkennen zu
können, muß die Kostenkontrolle beharrlich durchgeführt werden.
Die folgende Vorgehensweise ist zu empfehlen : |
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Konzeptplanungsphase
In der Konzeptplanungsphase werden die grundlegenden Weichen für eine Baumaßnahme gestellt. Es werden Alternativen betrachtet. Alternativen für die Baukörperform, die Dachform, die Ausrichtung, die Energieversorgung, die verwendeten Baustoffe, die Ausstattung und für die Abläufe. Wenn das Objekt kostengünstig gebaut werden soll, dann muß in dieser Phase eine intensive Zusammenarbeit zwischen Bauherr und Planer stattfinden. Alle jetzt getroffenen Entscheidungen beeinflussen die Baukosten, in mehr oder weniger großem Ausmaß. Sollen Kosten reduziert werden, ist jetzt der richtige Zeitpunkt kostengünstige Alternativen zu prüfen und auszusuchen. In dieser Phase besteht noch die maximale Beeinflußbarkeit der Baukosten. Mit fortschreitender Planung und Zahl der getroffenen Entscheidungen verringern sich die Spielräume zunehmend. Der Bauherr tut gut daran, zu allen Überlegungen, die in der Konzeptplanungsphase angestellt werden, immer die Frage nach der kostenmäßigen Auswirkung zu stellen. Viele vorgeschlagene Alternativen sind schön, wünschenswert oder versprechen viel Komfort - über diesen auch wichtigen |
Kriterien darf man aber niemals die resultierenden Kosten vergessen. Die Kosten für eine ausgewählte
Alternative bestehen aber nicht nur aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, sondern beinhalten
ebenfalls Betriebskosten (laufende Energiekosten, Instandhaltungs- und Wartungskosten,
Bewirtschaftungsaufwand). Die Summe aller Kosten sollte in die Entscheidung für oder gegen eine
Alternative eingehen.
Bereits in der Konzeptplanungsphase sollte Bauherrenhelfer eingesetzt werden. Die Überschlagsfunktion hängt
von der festgelegten Gebäudegröße und den grundsätzlichen Ausstattungsvarianten ab. Die speziell
eingeplanten Baustoffe und Systeme müssen gemeinsam mit dem Planer über die Kostenanpassung in den
Kostenplan eingearbeitet werden. In jedem Hauptgewerk stehen zu diesem Zweck zwölf frei definierbare
Kostenblöcke zur Verfügung.
Anmerkung : In der Ausbauversion BIG können die Baukosten noch erheblich feiner vorgeplant werden. Hier stehen in 17 Hauptgewerken 110 Einzelgewerke mit jeweils bis zu 99 frei zu definierenden Kostenpositionen für die Kostenplanung zur Verfügung. Die Istkosten werden bis auf Einzelgewerkebene den Plankosten zugeordnet. |
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Detailplanungsphase
Die Konzeptplanungsphase endet mit der Erstellung der Genehmigungsplanung und der Einreichung des Bauantrages. Zu diesem Zeitpunkt muß die technische Ausführung, zumindest in allen für die Genehmigung relevanten Details feststehen. Ebenfalls sollten der Kostenrahmen abgesteckt und die Finanzierung geklärt sein. In der Detailplanungsphase geht es nun darum, die Genehmigungsplanung soweit auszuarbeiten, daß Handwerker mit der Durchführung der Arbeiten beauftragt werden können. Detailfestlegungen zur Komponenten- und Materialwahl sind zu treffen, Konstruktionsdetails sind auszuarbeiten, Schnittstellen und Kollisionspunkte zwischen verschiedenen Gewerken ( z.B. Schlitzplanung zwischen Rohbau und Installationen) sind zu untersuchen und aufzulösen. | Die Kosten verschieben sich in dieser Phase nicht mehr gravierend. Die kleineren Korrekturen wirken sich in den einzelnen Kostenpositionen der Planungs-Anpassung stärker, in den Gesamtkosten aber weniger aus. Diese Kostenbetrachtungen müssen nun intensiv mit dem Planer und den Anbietern (Architekt, Bauunternehmer, Installateure usw. ) weiterverfolgt werden, sodaß gegen Ende der Detailplanungsphase auch detailliert abgestimmte Kosten vorliegen. Bisher haben wir uns mit den Kostenbetrachtungen nur auf dem Gebiet der Plankostenermittlung bewegt. |
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Realisierungsphase
Die Realiserungsphase ist die eigentliche Domäne des Kostenkontrollprogramms Bauherrenhelfer. Alle tatsächlich entstehenden Istkosten werden so schnell wie möglich in Bauherrenhelfer verbucht, um jederzeit eine möglichst komplette Übersicht der auflaufenden Kosten zu haben. Was sind Istkosten in unserem Sinne ? Damit die Istkosten so früh wie möglich erfaßt werden können, werden nicht nur bereits erfolgte Zahlungen erfaßt. Istkosten im Sinne der zeitnahen Kostenkontrolle sind - Zahlungsbelege zu bereits veranlaßten Zahlungen - Vom Auftragnehmer in Rechnung gestellte Zahlungen - Schon geleistete Abschlagszahlungen - Verbindlich erteilte Festpreisaufträge - Vorliegende Angebote zum verbindlichen Festpreis Alle die genannten Tatbestände rechtfertigen bereits eine zumindest vorläufige Verbuchung der dahinter stehenden Geldbeträge in Bauherrenhelfer. Das ist ausgesprochen sinnvoll, da die Zeitnähe der Istkostenerfassung das A und O für eine Kostenkontrolle ist. Zwischen Vergabezeitpunkt eines Festpreisauftrages und vorliegender Schlußrechnung können leicht 4 - 5 Monate liegen. Würde man die Kosten erst nach Abrechnung verbuchen, wäre erst mit großer Zeitverzögerung eine echte Kostenkontrolle möglich. |
Bauherrenhelfer bietet die Möglichkeit, die einzelnen Belege drei Belegkategorien zuzuordnen. Damit
können die Belege der einzelnen Kategorien separat angesehen oder gedruckt werden. Die Kategorien
können mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen
belegt werden, z.B.
Kategorie 1 ( 19 % MwSt) Erfolgte Zahlungen mit vorliegenden Schlußrechnungen Kategorie 2 ( 19 % MwSt) Vorläufige Zahlungen aufgrund von Angeboten, vergebenen Festpreisaufträgen, Aufmaßen und geleistete Abschlagszahlungen ohne vorliegende Schlußrechnungen Kategorie 3 ( 0 % MwSt) Zahlungen ohne MwSt. wie Grundstück, Amtsgericht, Behördengebühren etc. Vorteilhaft ist, daß man sich z.B. die Belege nur der Kategorie 2 separat ausgeben lassen kann - also nur die Belege, die noch mit einem Fragezeichen zu versehen sind - wo sich am Zahlungsbetrag also noch geringfügig etwas ändern kann. |