Mehrkostenkompensation durch Differenzenverbuchung

Differenzenverbuchung, was ist das?

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Der gewissenhaft aufgestellte Kostenplan besteht aus einer großen Vielzahl von Kostenpositionen. Je feiner die Untergliederung in Gewerke und Gewerk-Positionen umgesetzt ist, desto eher lassen sich Kostenüberschreitungen erkennen und umso gezielter sind die Gegensteuerungsmaßnahmen ansetzbar. Anmerkung Unsere BIG-Kostenplanungssoftware für Bauherren unterteilt die Baumaßnahme z.B. in 17 Hauptgewerke und 104 Gewerke. Jedem Gewerk können dann bis zu 99 Positionen zugeordnet werden. Die Profi-Version BIG-Plus erlaubt sogar die Verwaltung von 99 freidefinierten Hauptgewerken mit je 99 Gewerken, diese jeweils mit 99 Positionen. Das Prinzip der Differenzenverbuchung beruht darauf, die Verteuerung in einem Gewerk durch gleichwertige Einsparungen in einem oder mehreren anderen Gewerken gesamtkostenneutral auszugleichen. Wie bereits erwähnt, wird das Ausgleichen des Verteuerungsbetrags durch Einsparungen in mehreren anderen Gewerken die Regel sein, da allzu gravierende Eingriffe mit ihrer einschneidenden Wirkung (Einschränkung des späteren Wohnerlebnisses) nur im Notfall eingesetzt werden sollten. Die Differenzenverbuchungen setzen naturgemäß an den Plankostenbeträgen im Kostenplan an. Der Plankostenwert des Gewerkes mit zu hohen Istkosten wird heraufgesetzt, in gleichem Maß werden ein oder mehrere Plankostenwerte anderer Gewerke reduziert. Wie Sie unschwer erkennen, lassen sich solche Uberlegungen natürlich nur mit dem aussagekräftigen Zahlenmaterial eines detaillierten Kostenplanes anstellen. Sinnvolles Vorgehen Schritt für Schritt 1) Ständiges Beobachten der Kostenentwicklung Das A und 0 eines erfolgreichen Kostenmanagements ist das zeitnahe Erfassen der real entstandenen bzw. noch entstehenden Istkosten. Sie sollten mit der Verbuchung der Istkosten möglichst schon vor der Vergabe eines Auftrages beginnen. Bereits zu diesem Zeitpunkt ist oft zu erkennen, ob der Auftrag in das geplante Kostengefüge paßt. Mit der Gegenüberstellung von Plankosten und Istkosten zu warten, bis ein Gewerk vollständig abgerechnet und die Zahlung angewiesen ist, ist viel zu spät für eine effektive Kostenkontrolle. Hier muß man natürlich die Größe des jeweiligen Kostenblocks berücksichtigen. Baumarkt-Belege werden natürlich erst dann verbucht, nachdem der Einkauf getätigt wurde. Dieses Vorgehen beim Gewerk Rohbauarbeiten mit vielleicht 150.000 DM Kostenvolumen wäre extrem gefährlich. Die ausführliche Beschäftigung mit dem Kostenplan einschließlich Verbuchen aller bekannten Istkostenbeträge sollte mindestens einmal pro Woche erfolgen. Lesen Sie hierzu weiterführende Informationen. 2) Ermittlung der aufgetretenen Kostendifferenz Zeichnet sich eine Kostenverteuerung ab, muß schnellstens abgeklärt werden, wie hoch diese Verteuerung denn tatsächlich ausfallen wird. Zeichnet sich die Verteuerung vor Abrechnung der Kosten ab, kann mit dem Architekten oder dem beauftragten Unternehmer eine Prognose über die endgültig zu erwartende Kostenhöhe aufgestellt werden. Für die weiteren Untersuchungen ist es wichtig, den voraussichtlichen Differenzbetrag zwischen Plan- und Istkosten möglichst genau zu kennen. Wenn es nicht anders geht, muß der Fehlbetrag abgeschätzt werden. 3) Aufsuchen von Kompensationsquellen Im nächsten Schritt gilt es, die geeigneten Gewerke herauszufiltern. Gewerke, die eine versteckte oder bekannte Kostenreserve beinhalten Nicht alle Gewerke des Kostenplans wurden von Beginnn an mit der gleichen Schärfe kalkuliert. Insbesondere dann, wenn Gewerke, die noch Reserven besitzen, bereits abgeschlossen sind, bieten sich diese als ideale Kompensationsquelle an. Gewerke, die sich für eine Kostensenkungsmaßnahme anbieten Insbesondere im Ausbaubereich gibt es Gewerke, die es erlauben, ohne grundsätzliche Änderung von Konstruktionsweisen oder Abläufen, Kosten einzusparen. Dies erfolgt durch eine Senkung der eingesetzten Materialqualität, z.B. Einsatz einfacherer Fliesen, weißer Sanitärelemente, einfacherer Elektro-Fertigelemente, preiswerterer Parkettausführung>. Hier sind wenig Folgeprobleme zu erwarten, da die Folgegewerke nicht mit geänderten Randbedingungen konfrontiert werden. Gewerke, die zeitlich spät zur Ausführung anstehen Ein Gewerk, daß sehr spät zur Ausführung ansteht, bietet naturgemäß noch größere Einflußmöglichkeiten. Aus diesem Grund bieten sich insbesondere die spät ausgeführten Ausbaugewerke und die Außenanlagen für derartige Überlegungen an. Gewerke, deren Fertigstellungstermin um einige Zeit verschoben werden kann Es gibt vielleicht die eine oder andere Einheit, die später realisiert werden könnte, z.B. Gäste- oder Kinderzimmer, Partykeller, Garage. Das eingesparte Geld kann im Moment zur Kompensation von Verteuerungen benutzt werden. Die aufgeschobenen Arbeiten werden zu einem finanziell unkritischeren Zeitpunkt nachträglich ausgeführt. Gewerke, die zusätzlich in Selbsthilfe erbracht werden können Ein Gewerk in Eigenleistung fertigzustellen, ist eine sehr wirksame Maßnahme, um mitunter beträchtliche Summen einzusparen. Dieser zusätzliche zeitliche Aufwand muß natürlich realisierbar sein. 4) Durchführen der Differenzenverbuchung Abschließend werden die an der Differenzenverbuchung beteiligten Gewerke und Kostenbeträge im Kostenplan eingetragen. Die einzelnen Kompensationsbeträge aus den Quellgewerken werden in den Plankosteneinträgen der jeweiligen Quellpositionen abgezogen. Die Summe der Kompensationsbeiträge wird dann zu den Plankosten der Zielposition hinzugerechnet. Der vorher vorhandene Differenzbetrag zwischen Plankostenansatz und Istkostenbetrag in Quellposition - die eigentliche Kostenüberschreitung - wird also vermindert bzw. ganz beseitigt. Damit im Kostenplan jederzeit ersichtlich ist, daß die Gewerke schon an einer Differenzenverbuchung beteiligt waren, erhalten die Quellpositionen jeweils ein Q und die Zielpositionen ein Z in einer Spalte des Kostenplanes. Anmerkung zur PC-Ausführung der Differenzenverbuchung Mit den Kostenmanagementprogrammen BIG und BIG-Plus werden alle diese Vorgänge der Differenzenverbuchung quasi automatisch ausgeführt. Die Kostengegenüberstellung von Plan- und Istkosten findet bei sofortiger Verbuchung der Istkosten praktisch ständig statt. Der Fehlbetrag ist unmittelbar abzulesen. Für die Differenzenverbuchung ist eine Funktion zuständig, die die Schritte 3 und 4 automatisch ausführt. Um die geeigneten Quellpositionen aufzufinden, können variierbare Suchfilter über alle Gewerke des Kostenplans angewendet werden. Je nach Filtereinstellung werden dann eine oder mehrere geeignete Quellpositionen vorgeschlagen. Die Umbuchung der frei einstellbaren Differenzbeträge zwischen Quell- und Zielpositionen findet vollautomatisch statt.

Maßnahmenbeschreibung

Querinfos

Der gewissenhaft aufgestellte Kostenplan besteht aus einer großen Vielzahl von Kostenpositionen. Je feiner die Untergliederung in Gewerke und Gewerk-Positionen umgesetzt ist, desto eher lassen sich Kostenüberschreitungen erkennen und umso gezielter sind die Gegensteuerungsmaßnahmen ansetzbar.

Anmerkung
Unsere BIG-Kostenplanungssoftware für Bauherren unterteilt die Baumaßnahme z.B. in 17 Hauptgewerke und 104 Gewerke. Jedem Gewerk können dann bis zu 99 Positionen zugeordnet werden. Die Profi-Version BIG-Plus erlaubt sogar die Verwaltung von 99 freidefinierten Hauptgewerken mit je 99 Gewerken, diese jeweils mit 99 Positionen.

Das Prinzip der Differenzenverbuchung beruht darauf, die Verteuerung in einem Gewerk durch gleichwertige Einsparungen in einem oder mehreren anderen Gewerken gesamtkostenneutral auszugleichen. Wie bereits erwähnt, wird das Ausgleichen des Verteuerungsbetrags durch Einsparungen in mehreren anderen Gewerken die Regel sein, da allzu gravierende Eingriffe mit ihrer einschneidenden Wirkung (Einschränkung des späteren Wohnerlebnisses) nur im Notfall eingesetzt werden sollten.

Die Differenzenverbuchungen setzen naturgemäß an den Plankostenbeträgen im Kostenplan an. Der Plankostenwert des Gewerkes mit zu hohen Istkosten wird heraufgesetzt, in gleichem Maß werden ein oder mehrere Plankostenwerte anderer Gewerke reduziert. Wie Sie unschwer erkennen, lassen sich solche Uberlegungen natürlich nur mit dem aussagekräftigen Zahlenmaterial eines detaillierten Kostenplanes anstellen.

Sinnvolles Vorgehen Schritt für Schritt

1) Ständiges Beobachten der Kostenentwicklung

Das A und 0 eines erfolgreichen Kostenmanagements ist das zeitnahe Erfassen der real entstandenen bzw. noch entstehenden Istkosten. Sie sollten mit der Verbuchung der Istkosten möglichst schon vor der Vergabe eines Auftrages beginnen. Bereits zu diesem Zeitpunkt ist oft zu erkennen, ob der Auftrag in das geplante Kostengefüge paßt. Mit der Gegenüberstellung von Plankosten und Istkosten zu warten, bis ein Gewerk vollständig abgerechnet und die Zahlung angewiesen ist, ist viel zu spät für eine effektive Kostenkontrolle. Hier muß man natürlich die Größe des jeweiligen Kostenblocks berücksichtigen. Baumarkt-Belege werden natürlich erst dann verbucht, nachdem der Einkauf getätigt wurde. Dieses Vorgehen beim Gewerk Rohbauarbeiten mit vielleicht 150.000 DM Kostenvolumen wäre extrem gefährlich.

Die ausführliche Beschäftigung mit dem Kostenplan einschließlich Verbuchen aller bekannten Istkostenbeträge sollte mindestens einmal pro Woche erfolgen. Lesen Sie hierzu weiterführende Informationen.

2) Ermittlung der aufgetretenen Kostendifferenz

Zeichnet sich eine Kostenverteuerung ab, muß schnellstens abgeklärt werden, wie hoch diese Verteuerung denn tatsächlich ausfallen wird. Zeichnet sich die Verteuerung vor Abrechnung der Kosten ab, kann mit dem Architekten oder dem beauftragten Unternehmer eine Prognose über die endgültig zu erwartende Kostenhöhe aufgestellt werden. Für die weiteren Untersuchungen ist es wichtig, den voraussichtlichen Differenzbetrag zwischen Plan- und Istkosten möglichst genau zu kennen. Wenn es nicht anders geht, muß der Fehlbetrag abgeschätzt werden.

3) Aufsuchen von Kompensationsquellen

Im nächsten Schritt gilt es, die geeigneten Gewerke herauszufiltern.

Gewerke, die eine versteckte oder bekannte Kostenreserve beinhalten

Nicht alle Gewerke des Kostenplans wurden von Beginnn an mit der gleichen Schärfe kalkuliert. Insbesondere dann, wenn Gewerke, die noch Reserven besitzen, bereits abgeschlossen sind, bieten sich diese als ideale Kompensationsquelle an.

Gewerke, die sich für eine Kostensenkungsmaßnahme anbieten

Insbesondere im Ausbaubereich gibt es Gewerke, die es erlauben, ohne grundsätzliche Änderung von Konstruktionsweisen oder Abläufen, Kosten einzusparen. Dies erfolgt durch eine Senkung der eingesetzten Materialqualität, z.B. Einsatz einfacherer Fliesen, weißer Sanitärelemente, einfacherer Elektro-Fertigelemente, preiswerterer Parkettausführung>. Hier sind wenig Folgeprobleme zu erwarten, da die Folgegewerke nicht mit geänderten Randbedingungen konfrontiert werden.

Gewerke, die zeitlich spät zur Ausführung anstehen

Ein Gewerk, daß sehr spät zur Ausführung ansteht, bietet naturgemäß noch größere Einflußmöglichkeiten. Aus diesem Grund bieten sich insbesondere die spät ausgeführten Ausbaugewerke und die Außenanlagen für derartige Überlegungen an.

Gewerke, deren Fertigstellungstermin um einige Zeit verschoben werden kann

Es gibt vielleicht die eine oder andere Einheit, die später realisiert werden könnte, z.B. Gäste- oder Kinderzimmer, Partykeller, Garage. Das eingesparte Geld kann im Moment zur Kompensation von Verteuerungen benutzt werden. Die aufgeschobenen Arbeiten werden zu einem finanziell unkritischeren Zeitpunkt nachträglich ausgeführt.

Gewerke, die zusätzlich in Selbsthilfe erbracht werden können

Ein Gewerk in Eigenleistung fertigzustellen, ist eine sehr wirksame Maßnahme, um mitunter beträchtliche Summen einzusparen. Dieser zusätzliche zeitliche Aufwand muß natürlich realisierbar sein.

4) Durchführen der Differenzenverbuchung

Abschließend werden die an der Differenzenverbuchung beteiligten Gewerke und Kostenbeträge im Kostenplan eingetragen. Die einzelnen Kompensationsbeträge aus den Quellgewerken werden in den Plankosteneinträgen der jeweiligen Quellpositionen abgezogen. Die Summe der Kompensationsbeiträge wird dann zu den Plankosten der Zielposition hinzugerechnet. Der vorher vorhandene Differenzbetrag zwischen Plankostenansatz und Istkostenbetrag in Quellposition - die eigentliche Kostenüberschreitung - wird also vermindert bzw. ganz beseitigt.

Damit im Kostenplan jederzeit ersichtlich ist, daß die Gewerke schon an einer Differenzenverbuchung beteiligt waren, erhalten die Quellpositionen jeweils ein Q und die Zielpositionen ein Z in einer Spalte des Kostenplanes.

Anmerkung zur PC-Ausführung der Differenzenverbuchung
Mit den Kostenmanagementprogrammen BIG und BIG-Plus werden alle diese Vorgänge der Differenzenverbuchung quasi automatisch ausgeführt. Die Kostengegenüberstellung von Plan- und Istkosten findet bei sofortiger Verbuchung der Istkosten praktisch ständig statt. Der Fehlbetrag ist unmittelbar abzulesen. Für die Differenzenverbuchung ist eine Funktion zuständig, die die Schritte 3 und 4 automatisch ausführt. Um die geeigneten Quellpositionen aufzufinden, können variierbare Suchfilter über alle Gewerke des Kostenplans angewendet werden. Je nach Filtereinstellung werden dann eine oder mehrere geeignete Quellpositionen vorgeschlagen. Die Umbuchung der frei einstellbaren Differenzbeträge zwischen Quell- und Zielpositionen findet vollautomatisch statt.

2000 Dipl.Ing. Hans-Peter Schmitz, Erftstadt Homepage Email