Hier wollen wir uns mit der zweiten Komponente - der Kostenkontrolle - beschäftigen. Aufgabe der Kostenkontrolle ist es, die geplanten Kosten mit den tatsächlich entstandenen Kosten zu vergleichen, Abweichungen festzustellen und die ermittelten Daten in die dritte Managementkomponente - die Kostensteuerung - einfließen zu lassen.

Jeder wird einsehen, dass die im Zuge der Kostenkontrolle erarbeiteten Informationen verläßlich sein müssen, will man später eine effektive Kostensteuerung durchführen können. An die Kostenkontrolle müssen wir einige Anforderungen stellen, um diese Verläßlichkeit zu gewährleisten :

Plankosten und Istkosten müssen den gleichen sachlichen Bezug haben

Im Rahmen eines Plan-/Istkostenvergleichs dürfen nicht Äpfel und Birnen miteinander verglichen werden. Bei der Plankostenaufstellung werden Maßnahmenpakete definiert, bestehend aus einem bestimmten Liefer- und/oder Leistungsumfang. Diese Pakete sollten nicht zu groß sein, damit eine zeitnahe Beobachtung der Kostenentwicklung möglich ist. Wichtig ist nun, dass die im Zuge der Realisierung anfallenden Istkosten - im Wesentlichen in Form von Rechnungen, Kassenbelegen und Gebührenbescheiden - auf dem gleichen festumrissenen Maßnahmenpaket basieren, wie die entsprechende Planungs-Position. Beispiel :

Wird für die Plankostenaufstellung die DIN 276 herangezogen, erfolgt die Kostenplanung nach einer Bauteilestruktur. So gehören zum Bauteil "Tragende Außenwände" die Plankosten für das gesamte Bauteil "Tragende Außenwand". Diese setzen sich aus Kosten für das Mauerwerk, für den Innen- und Außenputz, die Tapezier- und die Anstricharbeiten zusammen.

Will man später die Istkosten gegenüberstellen, hat man ein Problem. Mit dem gesamten Bauteil "Tragende Außenwand" wird ja nicht ein Unternehmer beauftragt, sondern verschiedene Unternehmer tragen mit unterschiedlichen Anteilen zur Erstellung der Tragenden Außenwand teil. Der Putzunternehmer erstellt nun aber nicht eine Extra-Rechnung für die Putzarbeiten an der tragenden Außenwand, sondern mit seiner Rechnung fordert er gleichzeitig die Bezahlung z.B. von Deckenputz und Verputz nichttragender Innenwände. Hierbei handelt es sich aber um ganz andere Bauteile der Kostenplanung. Die bauteilorientierte Kostenplanung hat hier also Ihre Tücken.

Wenn man die Kostenplanung gleich so aufbaut, dass Vergabeeinheiten beschrieben werden, die später an einen Unternehmer vergeben werden (gewerkorientiert), dann stimmen die Planungspakete mit den Abrechnungspaketen (Istkosten) überein und ein direkter Vergleich ist möglich.

Wenn die Kosten bauteilorientiert geplant werden sollen, geht man so vor, dass im Zuge der Auftragsvergaben die Kostenplanung in eine gewerkorientierte Struktur umgewandelt wird, um den späteren Plan-/Istvergleich zu ermöglichen.

Die Istkostenkontrolle muss den Arbeitsfortschritt berücksichtigen

Will man, bevor ein Maßnahmenpaket komplett fertig bearbeitet ist, bereits einen Plan-/Istkostenvergleich durchführen, muss man berücksichtigen, dass dem Plankostenansatz (100% Umfang) nur ein Abrechnungsstand (Istkosten) für die noch unfertige Maßnahme gegenüberstehen. Beispiel :

Ein Gewerk wurde mit einem Plankostenbetrag von 10.000 EURO angesetzt. Zum Zeitpunkt einer leistungsorientierten Abschlagsrechnung über vielleicht 6.000 EURO muss bewertet werden, wie der Arbeitsfortschritt der Maßnahme ist. Ist der erforderliche Arbeitsumfang zu 60% erbracht, ergibt der Plan-/Istvergleich, dass die Abrechnungssumme (60% von 10.000 EURO) im Rahmen der Schätzgenauigkeit mit dem Arbeitsfortschritt übereinstimmt. Wäre der feststellbare Arbeitsfortschritt dagegen nur 30 %, müssen die Alarmglocken schrillen. Entweder fordert der Unternehmer eine Zahlung, die weit höher liegt als die Leistung auf der Baustelle rechtfertigt oder hochgerechnet auf die Fertigstellung der Maßnahme ist mit einer weitaus höheren End-Abrechnungssumme zu rechnen.

Da diese Bewertung insbesondere bei großen Maßnahmenpaketen schwierig ist, sollten diese möglichst klein gewählt werden. Beispielsweise könnten die Plankosten statt für den gesamten Rohbau angesetzt auf einzeln prüf- und abrechenbare Pakete aufgeteilt werden (Gründung, KG-Mauerwerk, KG-Decke, EG-Mauerwerk, EG-Decke usw.).

Die Istkostenkontrolle muß möglichst zeitnah erfolgen

Der Vorteil kleiner Maßnahmenpakete mit überschaubarem Kostenvolumen liegt darin, dass viele einzeln abrechenbare Kostenpakete betrachtet werden. Das erhöht die Auflösung (Feinheit) der Betrachtung. Diesen Vorteil darf man aber nicht dadurch gefährden, dass man sich mit dem Plan-/Istvergleich zuviel Zeit läßt. Je früher man die Kostenentwicklung für jedes Maßnahmenpaket beurteilt, desto eher können kostensenkende Steuerungsmaßnahmen eingeleitet werden. Kostensteuerung ist am effektivsten, solange noch ein Großteil der Gesamtkosten beeinflussbar ist. Ist das Bauvorhaben erst einmal weit fortgeschritten, werdenen diese Möglichkeiten zusehends geringer. Mit der Istkostenkontrolle muss man übrigens nicht warten, bis die ersten Arbeiten erledigt sind. Auch fundierte Angebote, Pauschalangebote oder Materialbestellungen können bereits als Istkosten verbucht werden und tragen dazu bei, frühzeitig Informationen zur Kostenentwicklung unserer Baumaßnahme zu bekommen.